Was bedeutet ZUGFeRD und was ist eine E-Rechnung?

E-Rechnungen sind digitale Rechnungen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und maschinenlesbare Daten enthalten. Im ZUGFeRD-Format sind diese Rechnungen als PDF-Dateien erstellt und bieten folgende Vorteile:

• Hybrides Format: Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine Kombination aus:

◦ Visuell lesbarer PDF: Die Rechnung sieht wie eine herkömmliche PDF-Rechnung aus und kann mit jedem PDF-Reader geöffnet werden.

◦ Maschinenlesbare Daten (XML): Zusätzlich enthält die Rechnung eingebettete maschinenlesbare XML-Daten, die direkt in Buchhaltungssysteme importiert werden können.

Warum verwenden wir das ZUGFeRD-Format?

1 Einfache Handhabung für Sie:

◦ Sie können die Rechnung wie gewohnt mit einem PDF-Reader (z. B. Adobe Reader) öffnen, ansehen, und ausdrucken.

◦ Gleichzeitig erfüllt sie die gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen.

2 Automatisierungsmöglichkeiten:

◦ Die eingebetteten XML-Daten ermöglichen es Ihnen oder Ihrer Buchhaltung, die Rechnung direkt in digitale Buchhaltungsprogramme zu importieren, ohne die Daten manuell eingeben zu müssen.

3 Rechtssicherheit:

◦ Die ZUGFeRD-Rechnung entspricht den gesetzlichen Vorgaben der EU-Richtlinie für E-Rechnungen und der deutschen GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern).

4 Umweltschutz:

◦ Der Versand per E-Mail spart Papier und reduziert den CO₂-Ausstoß.

Wie erhalten Sie die Rechnungen?

•Die Rechnungen werden per E-Mail im ZUGFeRD-Format als PDF-Datei an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse gesendet.

•Sie können die Datei wie gewohnt speichern, lesen und ausdrucken.

• Hinweis: Die maschinenlesbaren XML-Daten sind in der PDF-Datei eingebettet und unsichtbar, aber für Buchhaltungsprogramme verfügbar.

Was müssen Sie beachten?

•Bitte teilen Sie uns eine gültige E-Mail-Adresse mit, an die wir die Rechnungen senden dürfen.

•Stellen Sie sicher, dass die Originaldatei (die PDF im ZUGFeRD-Format) elektronisch archiviert wird, da der Ausdruck der Rechnung nicht als Original gilt.

Zusammenfassung für Ihre Vorteile

• Kompatibilität: Keine zusätzliche Software erforderlich, solange Sie die Rechnung nur visuell lesen möchten.

• Digitalisierung: Für Unternehmen, die bereits digitale Buchhaltungssoftware nutzen, erleichtert ZUGFeRD die Automatisierung.

• Gesetzeskonform: Die Rechnungen erfüllen alle rechtlichen Vorgaben.